Per pastaruosius 20 metų darbo laiko trukmė pailgėjo 15 proc., o laisvalaikio sutrumpėjo net 33 procentais. Nors šiais laikais dirbame ilgiau, skiriame mažiau laiko savo laisvalaikiui, nemaža dalis žmonių susiduria su laiko planavimo problema. Rodos, kartais imi svajoti apie tai, kad paroje galėtų būti daugiau valandų, mat esamų darbams atlikti neužtenka… Kodėl taip nutinka? Kas dėl to kaltas: aktyvus ir greitas gyvenimo ritmas, nemokėjimas planuoti ar per didelis darbų krūvis? Atsakymų į šiuos klausimus ieškome su „TMD Partners“ konsultante Aida Baranauskaite.

Planuoti neplanuojamą laiką

„Gyvenime turi būti smagių ir neplanuotų dalykų, tačiau net ir neplanuojamą laiką reikia suplanuoti. Kiek dirbu su žmonėmis šioje srityje, su daugeliu pasitvirtiname tą patį – nespėjame, nes kažką atidėliojome iki paskutinės minutės, nes kažkur paimitavome darbą (pavyzdžiui, nuolat sukomės rate, kurį sudarė ataskaitos rašymas, „Facebook“ tikrinimas, toliau vėl bandymas rašyti ataskaitą, el. laiško perskaitymas, kavos pertraukėlė su kolega ir t. t. Jokiu būdu nesakau, kad nereikia darbe ar apskirtai gyvenime poilsio akimirkų, tai net rekomenduojama. Tik svarbu nuolat save stebėti ir sąžiningai įvertinti, ar tikrai visas valandas esame maksimaliai efektyvūs? Pamačius, kad visgi yra kur pasitempti, nereikės teisintis senu geru posakiu „jei būtų daugiau laiko“, – pasakoja „TMD Partners“ konsultantė.

Siekis gyventi ramiau

Paklausta, kodėl kiekvienam dirbančiajam ir ne tik svarbu planuoti savo laiką, A. Baranauskaitė tikina, kad tai mums reikalinga siekiant ramesnio gyvenimo: „Tai vienas iš būdų mažinti streso lygį savo gyvenime. Kalendoriuje suplanuotas laikas, aišku, įsivertinus jo trukmę, konkrečiam darbui ar veiklai mums suteikia ramybę, nes, jei kalendoriuje radai vietos konkrečios trukmės veiklai, vadinasi, tikrai suspėsi.“

Kasdien naudodamiesi laiko planavimo įrankiu – kalendoriumi, galime tiksliai numatyti darbų apimčių galimybes. „Labai dažnai susiduriu su situacijomis, kai, neplanuodami, nematydami savo veiklų apimties, žmonės pažada atlikti darbą, o vėliau gadinasi reputaciją nespėdami arba patys prastai jaučiasi, nes negali to ištesėti“, – pasakoja pašnekovė.

Siūlo nemaišyti darbų sąrašo su kalendoriumi

Kalbėdama apie darbo našumą ir jo didinimą, A. Baranauskaitė siūlo turėti vieną vietą, kurioje bus darbų sąrašas. Šiame sąraše siūloma rašyti visus naujai atsiradusius darbus, priskirti kiekvienam jų prioritetą – nuo svarbiausio iki mažiausiai svarbaus. „Įsivertinę kiekvienos veiklos trukmę, suplanuokite konkrečiomis valandomis ir įrašykite į savo kalendorių. Labai dažnai mokymuose sutinku darbuotojų, kurie kalendorių naudoja kaip „to do“ sąrašą, t. y. tiesiog susirašo dienos metu turimus atlikti darbus, neįvertindami nei trukmės, nei valandų. Keiskite šį įprotį, nes tai galioja ne tik susitikimams, bet visiems darbams ir veikloms. Taip matysite savo realų užimtumą, kurį bus paprasčiau valdyti“, – pataria specialistė.

Išmaniosios technologijos padeda planuoti laiką

 

„Net ir organizacijose ar dirbant keliems asmenims kartu, taip pat šeimoje technologijos padeda sutaupyti laiko planuojant veiklas kartu.“

A. Baranauskaitė.

 

Šiuolaikinis žmogus neretai naudojasi naujosiomis technologijomis, pasitelkdamas išmaniąsias programėles. „Išmaniosios technologijos tikrai padeda planuotis laiką. Jos puikiai sinchronizuojasi su skirtingais įrenginiais – kompiuteriais ir mobiliaisiais telefonais. Tokiu atveju kalendorius ir planavimas jame yra pasiekiamas bet kuriuo paros metu. Net ir organizacijose ar dirbant keliems asmenims kartu, taip pat šeimoje technologijos padeda sutaupyti laiko planuojant veiklas kartu. Nebereikia eiti, skambinti, laukti patvirtinimo – iš karto galima matyti, ką kiti asmenys veikia ir kada galima planuoti bendrą laiką, susitikimą kartu“, – teigia „TMD Partners“ konsultantė.

Laiko planavimo priešai

Yra 10 dažniausiai darbe sutinkamų laiko planavimo priešų. Tik kiekvienam asmeniškai jie išsidėsto skirtingai. A. Baranauskaitė siūlo pasitikrinti, kas labiausiai vagia jūsų laiką, ir skirti dėmesio pagalvoti, kaip galite to išvengti:

krizės ir jų valdymas („gaisrų gesinimas“);

telefonas;

prioritetų ar tikslų nebuvimas;

per didelis darbų srautas;

nenumatyti lankytojai;

neefektyvus darbų paskirstymas;

netvarkinga darbo aplinka.

darbų atidėliojimas;

nesugebėjimas pasakyti „ne“;

neefektyvūs susirinkimai.

Darbo laiko planavimas – viena iš tiesioginių vadovų užduočių

Pasiteiravus, ar darbdavys turėtų padėti darbuotojui su darbų planavimu ir ar egzistuoja tokia praktika, A. Baranauskaitė tikina, kad ji ne tik galėtų, bet ir turėtų būti: „Tai viena iš tiesioginio vadovo užduočių. Kuo jo pavaldinys bus efektyvesnis, tuo geresni bus ir paties padalinio rezultatai. Jei darbuotojas suspės ambicingus tikslus įgyvendinti kasdien nedirbdamas viršvalandžių ir po darbo turės laiko patinkančioms asmeninio gyvenimo veikloms, darbuotojas bus tik laimingesnis. O visi žinome, kad kuo žmonės darbe laimingesni, tuo jie daugiau ir pasiekia.“

Ramybės momentais atsiranda geresni sprendimai

Kad ir kaip puikiai planuotume savo laiką, kartais neišvengiame situacijų, kai vienu metu užklumpa visi įmanomi darbai, o galutiniai terminai ima spausti. Tokiu metu sunkiausia suimti save į rankas ir nusikračius panikos pradėti veikti. A. Baranauskaitė teigia, kad tokiomis akimirkomis verta sustoti: „Sustokite, skirkite laiko meditacijai ar kitoms nusiraminimo formoms. Nusiraminus viskas atrodo daug paprasčiau ir racionaliau. Ramybės momentais mus pasiekia nauji ir geresni sprendimai, o ir darbus atliekame kur kas greičiau, nei apimti įtampos bei stumdami save.“