KADA VERTA PAGALVOTI APIE PROCESŲ SKAITMENINIMĄ? (#)

Ieva Kniukštienė prieš 4 savaites Šį straipsnį perskaityti užtruks: 2 min. 40 s.
Jevgenijus Polonis Asmeninio albumo nuotr.
„Skaitmeninimas neišvengiamai palies visus sektorius, todėl nereikėtų delsti, jei norite išlikti konkurencingi ir toliau plėtoti inovatyvų verslą“, – įsitikinęs platformos „GoRamp“ įkūrėjas Jevgenijus Polonis. Jis atskleidžia ženklus, kada skaitmeninimas yra būtinas, ir nurodo dažniausiai daromas klaidas skaitmeninant savo verslą.

Pašnekovas įsitikinęs, kad kiekvieno verslo atvejis yra labai skirtingas ir kai kuriose srityse skaitmeninimas gali būti sunkiai atsiperkantis, o kai kuriose neišvengiamas procesas.

„Kalbant apie pramonės sektorių bei sektoriaus įmonių veikloje vykstančias operacijas bei jų optimizavimą, skaitmeninimas tampa higienos klausimu. Vien žmogiškojo resurso tikrai nebeužtenka apdorojant įmonės veiklos duomenų istoriją ir kuriant efektyvinimo planus bei strategijas. Be abejo, išlieka sritys, kur skaitmeninimas būtų sunkiai atsiperkantis, – sako pašnekovas ir priduria:  – Net tokiu atveju įmonės turėtų atidžiau pasižiūrėti į faktą, kad labai daug įmonės veiklos istorijos bei naudingos informacijos tiesiog pasimeta besikeičiančių darbuotojų sraute, telefoniniuose skambučiuose ir pokalbiuose. O ir informacija, kurią gauna vadovai, dažnai nėra faktinė. Galiausiai ji paremta žmogiškosiomis klaidomis bei prielaidomis, kurios trukdo priimti geriausius sprendimus.“

Darbuotojams kyla iššūkių

Paklaustas, kas sudėtingiausio ištinka įmones skaitmeninimo procese, J. Polonis išskiria darbuotojų atmetimo reakciją: „Iš asmeninės patirties galime teigti, kad dažnai, nors ir darbuotojui sukuriamos lengvesnės bei patogesnės darbo sąlygos, sulaukiama pasipriešinimo. Ypač kasdieniuose darbuose, kurie mechaniškai atliekami daugybę metų iš eilės, įsitikinus, kad tai efektyviausias užduoties atlikimo būdas. Aiški komunikacija įmonėje apie skaitmeninimo tikslus bei rezultatus, kurie bus gauti, yra neatsiejama proceso dalis. Svarbu, kad darbuotojai gautų visa reikiamą pagalbą, palaikymą ir žinotų, kam ir kodėl tai daroma.“

Be to, pašnekovas pabrėžia, kad kartais iš pirmo žvilgsnio skaitmeninimas gali atrodyti itin brangus malonumas, vis dėlto tikėtina, kad atsiperkamumas bus kur kas vertingesnis.

„Kalbant apie sąnaudas, tai labai individualu ir kiekviena įmonė turėtų tai įsivertinti atskirai. Jeigu remtumės logistikos sektoriaus pavyzdžiu, pagrindiniai „GoRamp“ startuolio vystomo transporto valdymo sistemos skaitmeninimo efektyvinimo rezultatiniai matai – automatizuojama iki 70 proc. rankinio darbo, automatiškai sukuriama ir pateikiama analitinė informacija, sugebant per trumpą laiką apdoroti didelius kiekius informacijos, todėl sumažėja faktinės logistikos išlaidos. Be to, sprendimai priimami remiantis apdorojamais faktais bei informacijos klodais, o darbuotojai, anksčiau gaišdavę laiko rankiniam darbui, gali susitelkti į didesnę pridėtinę naudą teikiančius darbus“, – įsitikinęs „GoRamp“ įkūrėjas.

Kada skaitmeninimas tampa būtinybe?

Jeigu įmonės vadovui kyla klausimų, ar jau atėjo tinkamas laikas skaitmeninti teikiamas paslaugas, J. Polonis rekomenduoja atkreipti dėmesį į keletą svarbiausių aspektų. Visų pirma į tai, kiek įmonėje yra mechaninio darbo.

„Jeigu daug žmonių atlieka operatyvinį darbą, kuris yra pasikartojantis ir atlikimo mechanika yra vienoda, tai leidžia daryti prielaidą, kad tas pasikartojantis mechaninis darbas gali būti skaitmeninamas, taip sutrumpinant jo atlikimo laiką ir sumažinant resursus, reikalingus tam darbui atlikti“, – sako pašnekovas.

Viena didžiausių naudų įmonei skaitmeninant procesus – informacijos atsekamumas. Anot J. Polonio, būtent tai padeda atlikti geresnes analizes, tinkamai vertinti rodiklius, neprarasti reikšmingų veiksnių. „Įmonėms, kurios nori priimti sprendimus pagal faktinius duomenis, patartina skaitmeninti veiklą kiekviename iš veiklos etapų“, – teigia pašnekovas ir priduria, kad skaitmeninimo geroji praktika jau puikiai matoma industrijoje, o reali nauda įdiegus sistemas gali suteikti nemenką konkurencinį pranašumą.

Dažniausios klaidos

Pagrindiniai trikdžiai skaitmeninant savo paslaugas iškyla tada, kai pristinga kokybiškos komunikacijos. Pašnekovas įsitikinęs, kad įmonė privalo turėti ne tik tikslų veiksmų planą, bet ir kruopščiai parinkti procesų koordinatorius, įpareigojant juos dalintis informacija įmonėje.

„Kartais nutinka taip, kad procesų skaitmeninimo sprendimas ir eiga atiduodami į kelių žmonių rankas. Situacija tampa dar labiau nevaldoma, jeigu koordinuojantys asmenys yra žemesnių grandžių darbuotojai, nes jie dažniausiai nenori nieko keisti ir procesai sustoja“, – atskleidžia J. Polonis.

Be to, sėkmingas skaitmeninimas priklauso ir nuo nusiteikimo įmonėje, todėl būtina dirbti su darbuotojais ir paaiškinti jiems, kodėl visa tai yra svarbu.

„Didelė klaida – nusiteikimas, kad skaitmeninimo procesas įmonei nėra reikalingas, nes visi užsiėmę darbais. Būtent operatyvinių darbų perviršis yra vienas pagrindinių kriterijų, nusakančių, kad reikėtų peržiūrėti procesus, siekiant kuo labiau centralizuoti, optimizuoti ir, esant galimybei, automatizuoti juos. Taip pat dažnai klaidingai manoma, kad procesų skaitmeninimo procesas yra per ilgas, atsižvelgiant į galutinį rezultatą. Neretai pereinamasis laikotarpis yra nepagrįstai nuvertinamas, neatsižvelgiant į tai, kad rezultatas, gautas investavus finansinius ir laiko resursus, bus jaučiamas ir atsipirks ilguoju laikotarpiu“, – sako J. Polonis.

Sklandaus skaitmeninimo rekomendacijos

„Turėkite labai aiškią viziją, kokią pridėtinę vertę skaitmeninimo procesas turi atnešti, ir sistemingai laikydamiesi plano judėkite tikslo link“, – pagrindinę taisyklę atskleidžia pašnekovas, primindamas būtinybę nuteikti darbuotojus, skirti laiko paaiškinti, kodėl skaitmeninimas bus vertingas kiekvienam darbuotojui. Nepadirbėjus su kolektyvu, gali tekti susidurti su stipria atmetimo reakcija vien todėl, kad naujovės žmones neretai gąsdina.

Be to, J. Polonis rekomenduoja atlikti namų darbus ir išanalizuoti ne tik pagrindines įmonės veiklos sritis (pavyzdžiui, gamybą), bet ir kitas, atrodytų, ne tokias svarbias: buhalteriją, logistiką, sandėlio valdymą, apskaitą.

„Būtent minėtose įmonės valdymo srityse dažniausiai prarandama didžioji dalis finansų ir sunkiai gebama įsivertinti galimo sutaupymo dydį. Dažnai darbai persipina ir daug operatyvinio darbo nugula ant rankinio darbo, kuris ne tik daug kainuoja, bet ir įneša chaoso bei žmogiškųjų klaidų, trukdančių priimti geriausius verslo plėtrai reikiamus sprendimus“, – įsitikinęs „GoRamp“ įkūrėjas.

blog comments powered by Disqus
© 2011 - 2018 BZN start. Visos teisės saugomos. prenumerata reklama kontaktai